Comment réussir l'implémentation de ton outil métier

Toute entreprise qui souhaite booster sa croissance connait l’importance d’un outil métier bien implémenté dans ses processus. Ces applications professionnelles (ERP) améliorent la productivité et l’efficacité, elles sont devenues la norme pour les entreprises qui souhaitent amorcer leur transformation digitale.

Seulement voilà, l’implémentation et l’adoption d’une solution ERP n’est pas à prendre à la légère, au risque de pénaliser le développement de l’entreprise. Dans cet article, nous aborderons 7 étapes à prendre en compte pour réussir à bien déployer ton outil métier au sein de tes équipes.

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Analyser les besoins métiers

À l’origine de toute stratégie, il va falloir identifier les problématiques actuelles et les objectifs à atteindre pour ton entreprise. Connaître tes besoins spécifiques est impératif pour entamer ton implémentation d’outil métier.

Cela consiste à impliquer les parties prenantes clés dans ta recherche utilisateurs, afin d’avoir une compréhension précise des attentes de tes équipes opérationnelles.

De quoi tes collaborateurs ont-ils vraiment besoin pour être efficace au quotidien ?

Quelles sont leurs difficultés actuelles ?

Quels sont tes objectifs à court, moyen et long terme ?

Quels sont tes processus actuels ?

Cette analyse est essentielle pour une prise de décision éclairée et pour proposer une expérience utilisateur satisfaisante.

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Besoin d’un coup de pouce pour analyser tes besoins ? Notre agence peut t’aider à digitaliser ton entreprise avec un ERP sur mesure.

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Choisir la solution la plus adaptée

Maintenant que tu connais tes besoins, tu vas pouvoir chercher la solution logicielle la plus adaptée à ceux-ci. Est-ce qu’une solution standard du marché peut te convenir ou est-ce qu’il vaut mieux développer un ERP sur-mesure pour tes besoins de fonctionnalités spécifiques ? Avec le NoCode, tu peux concevoir un outil personnalisé à tes process et à ton domaine dédié, en un temps réduit.

On note 3 critères essentiels pour bien faire son choix : la compatibilité avec tes systèmes actuels, l’évolutivité de l’outil qui devra s’adapter à ta progression et le budget que tu es prêt à y investir.

Pour info, concevoir un outil sur-mesure en NoCode peut paraitre plus couteux à court terme, cependant, cela offre une personnalisation optimale pour éviter des dépenses futures liées à des adaptations.

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Élaborer un plan d’action clair

Pour éviter de se lancer à l’aveugle, il va falloir définir les étapes clés du projet, les ressources (humaines et matérielles) nécessaires et les délais à travers une roadmap claire.

L’idée, c’est de savoir où on va et comment on y va, pour éviter les mauvaises surprises et appréhender les difficultés susceptibles de croiser notre route, comme des retards et des coûts imprévus.

Certaines entreprises mettent en place une équipe projet dédiée pour s’assurer de la bonne implémentation de l’application métier et gérer l’ensemble du processus.

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Conduire et communiquer le changement

Un changement de cette envergure ne peut pas se réaliser du jour au lendemain. Il va falloir prendre le temps de former les utilisateurs pour garantir l’adoption de la plateforme métier. N’oublie pas qu’il s’agit d’un outil interne qu’ils utiliseront chaque jour et que le changement peut être mal vécu.

Le phénomène de résistance au changement est d’ailleurs bien connu des difficultés rencontrées lors de la transformation digitale. Le principe est que par nature, l’être humain n’aime pas le changement et que même si c’est pour le mieux, il va l’aborder en trainant des pieds.

La gestion de cette résistance au changement est donc essentielle, il s’agit d’identifier et de traiter les réticences des collaborateurs pour faciliter l’adoption de l’outil métier.

Pour bien accompagner tes collaborateurs à la prise en main de l’ERP, n’hésite pas à donner l’exemple. Dans tous les cas, communique régulièrement sur les bénéfices attendus et sur l’avancement du projet afin qu’ils puissent s’y investir.

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Déployer avec précautions

Avant de déployer l’outil interne à grande échelle, assure-toi de réaliser des tests utilisateurs sur des échantillons d’individus plus petits pour repérer et corriger toute anomalie. Il est conseillé de faire appel à un prestataire professionnel (SuperForge par exemple) pour gagner en objectivité. En pratique, il existe plusieurs types de tests. Nous favorisons :

• Le test modéré, qui évalue que la solution proposée correspond bien aux besoins de l’utilisateur.
• Le test d’utilisabilité, qui évalue la capacité de l’utilisateur à effectuer l’action requise.

Tester sur un échantillon de 5 personnes permet de relever 80% des problèmes d’utilisabilité. En outre, cela minimise aussi les risques de perturber les équipes au complet en cas de problème.

Ces tests peuvent être réalisés avant même le développement de la plateforme métier afin d’améliorer l’ergonomie et éviter des coûts de développement supplémentaires après coup.

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Suivre et optimiser en continu

Une fois l’implémentation accomplie, il va falloir suivre les performances du logiciel métier et évaluer la satisfaction des utilisateurs, c'est-à-dire tes collaborateurs.

C’est là qu’entre en jeu la recherche utilisateur en continu pour monitorer et maintenir une boucle de feedback active après déploiement.

Ces retours utilisateurs sont précieux, ils vont permettre une adaptation et une optimisation de l’outil métier pour qu’il s’accorde encore mieux à tes process.

Tu peux aussi mettre en place des indicateurs clés de performances (KPIs) pour évaluer régulièrement l’impact de l’outil sur la productivité et la satisfaction des équipes.

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Anticiper la croissance de l’entreprise

Même si la plateforme métier est construite à un moment donné, il faut penser à l’avenir et chercher à prévoir l’évolution de l’outil en fonction de la croissance.

L’idée est de mettre en place une solution qui puisse itérer afin de s’adapter aux nouveaux besoins. Comment évoluer suite aux équipes qui grossissent ? Face aux processus qui deviennent de plus en plus complexes ?

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Tu l’auras compris, une implémentation d’outil métier réussie, repose sur une planification rigoureuse, une communication transparente et un suivi attentif. En suivant ces étapes, ton outil métier aura plus de chance d’être adopté par tes collaborateurs afin de devenir un vrai levier pour ta croissance.

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