Comment choisir les fonctionnalités pour ton ERP afin de maximiser son efficacité

Tu te demandes sûrement comment améliorer la gestion de ton entreprise ? Si tu es confronté(e) à des processus inefficaces qui freinent ta croissance et compliquent ta prise de décision, tu devrais te pencher sur tes besoins en termes d’ERP. En choisissant les fonctionnalités d’un ERP adaptées à tes besoins, tu peux centraliser tes données, automatiser les tâches répétitives et améliorer ta visibilité sur l’ensemble de tes opérations. Cependant, il va falloir prioriser tes fonctionnalités essentielles. En effet, il existe quelques pièges qui peuvent nuire à l’efficacité de ton ERP et générer des coûts supplémentaires.

Dans cet article, on t’aide à faire le bon choix de fonctionnalités indispensables à ton ERP pour qu’il devienne un atout majeur de ton entreprise.

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Quelles sont les étapes pour choisir les fonctionnalités de ton ERP ?

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1. Analyser tes besoins

Outre le fait que chaque entreprise soit unique, dans le cas présent, on peut dire que la taille compte ! En effet, si tu es une TPE ou une PME, tu n’auras pas les mêmes besoins qu’une grande entreprise. L’impact de l’ERP varie à chaque échelle et il convient de bien analyser l’accompagnement nécessaire à chaque profil pour bien choisir le système le plus approprié.

Le secteur a aussi son importance et peut faire varier les besoins.

C’est valable pour le choix du PGI mais aussi pour le choix des fonctionnalités, à l’intérieur même de l’outil métier.

Pour comprendre les besoins de ton entreprise sur le sujet, pose-toi les bonnes questions en réalisant un audit interne :

• Quels sont les processus les plus critiques pour ton entreprise ? Ceux sur lesquels il faut mettre l’accent, ceux qui prennent le plus de temps.
• Quels sont les principaux défis auxquels ton entreprise est confrontée ?
• Quels sont les points de douleurs actuels ?
• Quel type de fonctionnalité pourrait apporter le plus de valeur ajoutée ?
• Quels objectifs souhaites-tu atteindre avec un ERP ?

Le budget est aussi un critère important.

C’est en faisant une mise à plat par le biais d’un cadrage stratégique que tu vas pouvoir déterminer les fonctionnalités dont ton entreprise à réellement besoin pour optimiser ses performances.

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2. Prioriser les fonctionnalités essentielles

Les solutions ERP clés en main vendues sur le marché offrent un large panel de fonctionnalités. C’est normal, leur objectif est de couvrir les besoins de gestion et de centralisation des données de toutes les entreprises. Certaines entreprises optent aussi pour concevoir leur propre ERP sur mesure en NoCode. L’objectif est double : minimiser les coûts et développer une solution personnalisée qui ne propose que les fonctionnalités nécessaires.

Dans tous les cas, il faudra faire un choix et privilégier les fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement de sa société.

Les ERP génériques s’articulent en général autour de 6 fonctionnalités principales mais toutes les entreprises n’ont pas besoin de ces 6 catégories ou bien elles ne les utilisent pas de la même manière. Les principales concernent en général :

• La gestion des stocks.
• La gestion financière et la comptabilité.
• La gestion de la production.
• La gestion de la relation client (CRM).

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3. Vérifier la compatibilité et l’intégration de Business Intelligence

Les fonctionnalités de ton ERP sont-elles compatibles et intégrables avec les autres outils utilisés par tes processus ou ton système ?

C’est un point important souvent à l’origine de problématiques complexes pour les grands groupes en difficulté sur leur transformation digitale.

Leurs systèmes sont souvent si anciens, avec des couches superposées de techniques accumulées au fil du temps qu’il devient compliqué de connecter de nouveaux outils.

Ajouter un outil de BI (Business intelligence) et analytique aide à transformer les données de l’ERP en informations exploitables. En d’autres termes, l’ERP te fournit des données opérationnelles, l’outil BI permet de les analyser et de les visualiser pour offrir aux décideurs des informations stratégiques approfondies. Certes il ne s’agit pas d’un indispensable mais l’apport de BI permet une optimisation non négligeable.

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4. Evaluer la facilité d’utilisation et de déploiement

Un ERP trop compliqué à utiliser ou à mettre en place peut devenir une plaie. Il va falloir penser aux collaborateurs qui vont devoir s’en servir au quotidien : En plus d’une formation dédiée, on optera pour une solution qui possède une interface intuitive et de la documentation facile d’accès.

La vigilance est de mise, les collaborateurs sont souvent négligés alors qu’ils sont en première ligne. Pour y remédier, tu peux intégrer l’UX dans la conception de ton ERP pour une meilleure expérience collaborateur.

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5. Anticiper l’évolution et la flexibilité

Au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, les besoins vont évoluer. Choisir un ERP modulaire capable de s’adapter à ces changements est indispensable au risque de se retrouver bloqué à un moment et de tout devoir migrer sur un nouvel outil. Un ERP doit pouvoir rester flexible en termes de fonctionnalités, du nombre d’utilisateurs ou du volume de données.

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Existe-t-il des pièges à éviter ?

Voici 2 grands pièges communs rencontrés :

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Choisir des fonctionnalités non nécessaires

Inutile de voir trop grand dès le début en voulant toutes les fonctionnalités disponibles. Vigilance donc sur les ERP clé en main qui ont tendance à tout proposer.

Un ERP trop complexe peut-être contre-productif. En effet, tes collaborateurs peuvent s’y sentir perdus car trop de fonctionnalités inutilisées ou mal utilisées, cela peut générer également des coûts supplémentaires dans ta trésorerie.

L’audit est la clé pour analyser tes besoins réels et trouver la solution la mieux adaptée.

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Ne pas impliquer tes collaborateurs

Imposer une solution à des équipes qui vont devoir faire avec tous les jours n’apporte rien de bon.

Tes collaborateurs sont les mieux placés pour avoir ce dont ils ont besoin au quotidien. Pose leur des questions, demande leur avis. D’une part ils se sentiront impliqués et aborderont mieux ces changements, d’autre part ils te donneront des insights à leur échelle, dans le détail. Couplé à ta stratégie business et à une vision plus globale, c’est le meilleur moyen de faire évoluer ton entreprise dans le bon sens.

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Tu l’auras compris, le choix des fonctionnalités de ton ERP est une étape indispensable pour améliorer la gestion de ton entreprise. Une analyse minutieuse de ces besoins, la priorisation des fonctionnalités essentielles ainsi que la vérification de la compatibilité sont des éléments clés pour garantir que ton ERP devienne cet atout majeur de ton entreprise.

En suivant ces conseils et en évitant les pièges courants, tu vas pouvoir choisir les fonctionnalités qui auront un impact réel sur les performances de ton entreprise.

Et n’oublie pas qu’un bon ERP doit s’adapter à la croissance de ton entreprise (et non pas l’inverse) , pour répondre à tes besoins futurs.