Créer, aligner, innover : l'atelier collaboratif en action

La réunionite aiguë a enfin son remède ! Face aux défis croissants d’innovation et de performance, les entreprises redoublent d’efforts pour dynamiser leurs équipes. Les ateliers collaboratifs s’imposent désormais comme des leviers stratégiques incontournables, transformant les réunions traditionnelles en véritables moteurs de créativité et de cohésion d’équipe.

En effet, l’atelier collaboratif exploite l’intelligence collective pour relever des défis complexes, aligner des visions ou encore co-créer les stratégies de demain.

Cet article explore les multiples bénéfices d’un atelier collaboratif et explique sa mise en pratique.

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Qu’est-ce qu’un atelier collaboratif ?

Un atelier collaboratif est une session de travail organisée qui permet à un groupe de personnes, de collaborer sur un objectif commun. Il favorise l’échange d’idées, la co-création et l’utilisation de l’intelligence collective dans un cadre structuré et dans un temps imparti.

Contrairement à une réunion, la communication ne circule pas de manière descendante (d’un supérieur hiérarchique à ses collaborateurs). L’atelier amène un cadre ludique où chaque participant est incité à apporter sa vision à travers des temps de paroles partagés.

Les ateliers collaboratifs sont souvent utilisés lors de situations spécifiques, comme le lancement ou la création d’un nouveau produit, l’amélioration des processus internes ou encore pour co-créer une stratégie au sein d’une entreprise.

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Quels sont les avantages d’un atelier collaboratif ?

Les ateliers collaboratifs offrent une multitude d’avantages qui s’adaptent aux objectifs établis et qui renforcent la productivité et la cohésion des équipes. Voici les principaux bénéfices :

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La création d’une vision et d’objectifs communs

En mobilisant l’intelligence collective, les participants s’accordent sur une problématique commune à traiter lors de l’atelier. Ce dernier stimule la créativité collective et aide à trouver des solutions créatives à des problèmes complexes. Cette approche favorise une diversité de perspectives et encourage la génération d’idées innovantes.

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Le renforcement des interactions sociales

Les ateliers collaboratifs permettent de travailler la cohésion d’équipe et incitent à renforcer l’empathie et l’écoute active. En s’intéressant aux idées et aux besoins des autres, ils permettent à la fois d’améliorer leurs relations interpersonnelles, mais aussi créer un sentiment d’appartenance engageant pour la suite du projet à mener.

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La promotion de la diversité

C’est en rassemblant des individus aux expériences et compétences variées, que les ateliers collaboratifs génèrent des idées originales et privilégient une meilleure inclusion dans le processus de décisions. L’encadrement de ces ateliers assure un environnement sûr et respectueux afin que chacun y trouve sa place.

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L’augmentation de la productivité et de l’engagement

Permettre à chacun d’être activement impliqué dans les décisions et dans la réalisation des tâches à accomplir renforce la motivation, car chaque participant se sent intégré au processus et conscient de ses responsabilités dans la réussite du projet. Cet engagement personnel stimule l’envie de voir le projet aboutir.

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Comment mettre en place un atelier collaboratif ?

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Préparer l’atelier

L’atelier collaboratif ne s’improvise pas. Il convient de suivre différentes étapes avant l’animation le jour J et de faire appel à un facilitateur expert en la matière pour t'accompagner et te guider.

Définir les objectifs

Avant toute chose, l'animateur va t'aider à définir quels objectifs vont servir l’atelier. Pourquoi réaliser cet atelier ? Qu’est-ce que tu attends de cette approche ? Il peut être aussi judicieux de consulter les autres participants ou leurs représentants afin d’obtenir une vision globale.

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Préparer le déroulé

Les ateliers collaboratifs se déclinent en plusieurs catégories, chacune répondant à des besoins spécifiques.

• Les ateliers de Design Thinking, par exemple, favorisent une approche centrée sur l'utilisateur pour résoudre des problèmes complexes.
• Les sessions d’idéation stimulent la créativité collective en générant un grand nombre d’idées.
• Les ateliers de stratégie permettent d’affiner les orientations organisationnelles grâce à des outils comme le SWOT ou le canevas Business Model.
• Les ateliers de prototypage, transforment des concepts en solutions concrètes rapidement testables.
• Les rétrospectives et sessions de feedback, très prisées dans les méthodologies agiles, aident les équipes à s’améliorer continuellement en apprenant de leurs expériences.
• Les ateliers de co-création impliquent directement les utilisateurs pour garantir que les solutions répondent à leurs besoins réels.

Chaque catégorie, bien choisie et structurée, maximise la productivité, stimule l’engagement et favorise des résultats concrets et innovants.

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Sélectionner les participants

Lorsque cela concerne un projet, la logique veut que toutes les parties prenantes soient impliquées. Dans tous les cas, il convient de s’assurer d’avoir des profils suffisamment différents pour créer de l’effervescence et apporter des visions distinctes.

Ensuite, il faudra s’organiser afin que chacun soit disponible pour participer et ne pas hésiter à créer des votes publics pour mieux engager la participation.

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Choisir les outils

Si l’atelier collaboratif se déroule en présentiel ou à distance, les outils utilisés vont être différents.

Sur place, les outils vont dépendre des exercices programmés. Toutefois, le matériel “de base” est souvent composé de feuilles de papier, stylos, feutres, post-it, gommettes, tableau blanc (murs ou fenêtres le cas échéant). Et le fameux chronomètre !

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À distance, nul besoin de tout ce matériel. On peut trouver des tableaux blancs virtuels, des outils collaboratifs qui permettent de conduire les ateliers grâce à des fonctionnalités spécifiques. Figjam par exemple propose un tableau blanc virtuel, des post-it, des stickers pour les votes, de quoi écrire, dessiner et un chronomètre. Il existe également Klaxoon ou encore Miro par exemple.

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Animer l’atelier

À présent que le jour J est fixé et que chacun connait le but de l’atelier collaboratif, on va pouvoir animer l’atelier.

Le cadre à respecter est généralement le même.

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Rappeler les objectifs et le déroulé de la session

Pour commencer, le rappel des objectifs est une nécessité pour aligner chaque participant sur la finalité de l’atelier. L’animateur (ou facilitateur) explique aussi comment va se dérouler l’atelier en expliquant chaque étape.

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Faciliter l’atelier

Afin d’instaurer un climat confiant et ludique, on peut commencer par un ice breaker (un petit exercice qui permet de briser la glace comme son nom l’indique).

Puis, l’animateur va dérouler les exercices auprès des participants. Ces exercices peuvent être réalisés en solo, binôme ou sous-groupe.

Le facilitateur prendra soin de :

• Intégrer des limites de temps pour chaque exercice.
• Donner à chaque participant un temps de parole équivalent.
• Faciliter sans jugement.
• Favoriser l’écoute active.
• Stimuler les discussions.
• Prévoir des pauses au besoin.
• Recadrer calmement s’il y a des débordements (de temps ou de comportement).
• Que chaque participant pense aussi s’amuser !

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Clôturer la session

À la fin de la session, l’animateur clôture l’atelier en commençant par un temps de déclusion. Cela consiste à laisser le temps à chaque participant d’exprimer ses ressentis sur l’expérience qu’il vient de vivre. Il peut le réaliser à l’oral ou bien à l’écrit, mais dans tous les cas, il devra prendra la parole pour le partager avec les autres participants.

L’animateur communique ensuite aux participants les délais de la restitution de la session ainsi que les feedbacks qui seront demandés par le biais de divers outils (formulaires, mail, etc). Le but est d’optimiser les prochains ateliers et mettre le doigt sur ce qui a pu freiner l’atteinte de l’objectif dans ce cas précis (si l’objectif n’est pas atteint).

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Après l’atelier

Le rôle de l’animateur ne s’arrête donc pas là. Suite à l’atelier, il va débriefer tout ce qui a été réalisé durant l’atelier collaboratif et délivrer une restitution à chaque participant.

Ce compte rendu aura pour but d’aider à planifier des actions concrètes de manière à enclencher l’action et à suivre les progrès des décisions prises sur le moyen ou long terme.

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Les ateliers collaboratifs ne sont pas de simples outils de travail, ils incarnent une véritable transformation dans les dynamiques d’équipe et les process créatifs. Ces sessions offrent un espace dans lequel la diversité des perspectives devient une force et permettent de mobiliser l’intelligence collective au profit des interactions sociales.

Grâce à leur capacité de cadrage des échanges, ils favorisent des résultats concrets et mesurables.

Bien maîtrisés, ces ateliers deviennent de puissants leviers pour l’innovation, l’engagement et la cohésion d’équipe.

Comme tout outil, cependant, leur efficacité dépend de l’intention qui les guide et de la manière dont ils sont mis en œuvre. Un rappel sur la place de l’humain au centre de toute démarche collaborative réussie.

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