Prestation au forfait ou en régie ?

Tu souhaites collaborer avec une agence ou un freelance et tu ne comprends rien aux modes de prestations envisageables ? Cet article est pour toi !En règle générale, on retrouve deux types de contrats : le mode au forfait et le mode en régie.

Chacun présente des caractéristiques distinctes en termes d’engagement, de flexibilité, de gestion des risques et de facturation. On parle souvent d’un engagement sur les résultats pour le forfait et d’un engagement sur les moyens mis en œuvre pour la régie.

Comprendre les différences entre les deux est essentiel afin de pouvoir effectuer le choix le plus adapté à ton projet.

Prépare-toi, on t’explique tout.

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Le mode forfait

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Définition du contrat au forfait

Un contrat au forfait représente un engagement du prestataire sur la réalisation d’un projet défini avec des objectifs, des délais et un budget fixé à l’avance.

Concrètement, qu’est-ce que ça veut dire ? Que les deux parties, client et prestataire, s’accordent sur une version du produit à développer telle que décrite dans un cahier des charges.

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Le cahier des charges est un document ou plusieurs documents décrivant l’ensemble du projet, de la partie fonctionnelle à la partie visuelle.

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Les avantages du forfait

Lors d’une prestation au forfait, comme le coût total du projet est déterminé à l’avance grâce au cahier des charges, on gagne une meilleure visibilité financière.

Dans ce modèle, c’est le prestataire qui devra assumer les risques liés aux dépassements de délais ou de budget. Cette possibilité incite donc à une gestion plus efficace du projet dans les moindres détails, pour terminer dans les délais.

En théorie, un contrat au forfait semble plus rassurant pour le client qui aura la garantie d’obtenir son produit comme prévu dans le cahier des charges, dans le temps imparti.

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Les inconvénients du forfait

En pratique, il convient d’être vigilant sur plusieurs points.

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L’augmentation des coûts

Le premier, c’est que le prestataire travaillant au forfait aura peut-être tendance à augmenter ses tarifs, afin d’y intégrer une marge de sécurité liée aux imprévus. Il est possible que le client paye alors plus que ce que la prestation aurait coûté en réalité.

Cela implique aussi qu’avant même le début du projet, les besoins et les spécifications doivent être définis avec précision dans le cahier des charges. Il s’agit d’un investissement en temps et en ressources non négligeable dont il faut tenir compte car la rédaction du cahier des charges est complexe et précise.

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La rigidité face aux changements

Le second, c’est que le mode forfait induit une forme de rigidité. En effet, toute modification du périmètre initial peut entraîner une renégociation du budget et des délais supplémentaires, avec la rédaction et signature d’un avenant au contrat, ce qui rend le projet moins adaptable aux changements potentiels.

S’il y a négociation sur une modification du cahier des charges et que celle-ci n’est pas acceptée par le client, le prestataire est en droit de continuer le projet tel que décrit dans le cahier des charges sans effectuer cette modification. Il peut également choisir de passer outre et d’offrir au client cette modification mais ce n’est pas courant.

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Ces imprévus inhérents à un projet (il y en a toujours !) peuvent affecter la relation entre le client et le prestataire. La solution sera donc de travailler très précisément sur le cahier des charges pour limiter tout risque. Découvrons un exemple pour bien comprendre.

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Le forfait en application

Imaginons le cas d’une application web de réservation de salles de réunion pour les entreprises. Au moment de sa conception initiale, les fonctionnalités sont simples : les utilisateurs sélectionnent une salle, une date et une plage horaire pour réserver.

Jusqu’ici tout va bien.

Au cours du développement, le client se rend compte qu’en pratique, il faudrait pouvoir permettre aux managers d’avoir une priorité sur la réservation.

A priori, il ne s’agit pas d’un gros changement et pourtant, nous allons voir les conséquences de cet ajout de fonctionnalité.

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Cette modification implique que la réservation manager prédomine sur toutes les autres : elle rend impossible une réservation d’un employé à la même heure le même jour, voire, elle l’annule pour prendre sa place.

De fait, ce changement aura un impact direct sur l’algorithme de gestion des conflits de réservation, qui jusqu’alors, ne faisait que vérifier si une salle était déjà réservée pour un horaire donné avant de la proposer.

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Les nouveaux besoins fonctionnels sont donc multiples et s’organisent comme suit dans l’idée :

• Les utilisateurs avec un rôle prioritaire peuvent réserver une salle déjà prise.
• Si un utilisateur prioritaire réserve une salle, la réservation précédente doit être annulée.
• Une notification doit être envoyée à l’utilisateur affecté pour l’inviter à convenir d’un autre créneau.

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Ces nouveaux besoins génèrent des conséquences imprévues :

• Un algorithme plus complexe avec la notion de rôles et de notifications.
• De nouveaux tests unitaires pour couvrir les cas de conflits de réservations.
• Cet ajout de vérification des priorités augmenterait probablement les temps de réponses lors de conflits.

Et voilà comment un changement de fonctionnalité jugé “simple” peut mener à des répercussions significatives sur des fonctionnalités déjà implémentées.

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Alors si un cas identique se présente, que faire ?

• Cas °1 : Le client peut souhaiter l’ajout de cette fonctionnalité sans payer de supplément, car il estime qu’elle est indispensable à son projet. Le prestataire devra donc réduire sa marge, travailler à perte ou bien livrer un produit moins qualitatif.
• Cas n°2 : Le prestataire peut proposer un supplément de facturation pour cette fonctionnalité non décrite au cahier des charges et lancer des négociations.

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Qui a raison ?

La seule vérité, c’est que les deux parties vont devoir renégocier un avenant au contrat pour inclure cette fonctionnalité et les conséquences qu’elle engendre. On en revient aux inconvénients du forfait.

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On peut aussi se dire qu’il aurait été préférable de mieux rédiger le cahier des charges pour pallier tous ces imprévus. Dans la réalité, toutefois, il est très complexe de tout prévoir dans le moindre détail. Cela implique d’être capable de se projeter dans la visualisation finale d’un produit compliqué alors qu’il n’en est encore qu’à l’étape d’idéation.

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Si tu veux en savoir plus sur les étapes du développement de produit, tu peux lire notre article Qu’est-ce que le développement produit ?

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Le mode régie

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Définition du contrat en régie

Le contrat en régie consiste à mettre à disposition du client, des ressources humaines facturées au temps passé, en général sur la base d’un taux journalier (TJM) avec un objectif à atteindre.

Ce mode de collaboration offre une plus grande flexibilité et permet des ajustements en cours de projet selon les besoins évolutifs du client ou du produit.

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Les avantages du mode régie

Cette flexibilité s’accorde parfaitement avec les méthodes agiles et le développement NoCode. Elle facilite l’adaptation du projet aux évolutions du marché ou aux nouvelles exigences en temps réel.

L’avancée du projet sous forme de sprints donne de la visibilité sur la finition du produit et permet de savoir si le développement est en avance ou en retard. À la fin des jours facturés, si l’objectif est atteint, on peut travailler sur des fonctionnalités jugées optionnelles au départ. Si l’objectif n’est pas atteint, il suffit d’ajouter des jours.

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Le mode régie apporte aussi une transparence pour le client, qui détient une visibilité directe du développement produit en NoCode. Il peut alors s’impliquer davantage et intervenir plus facilement dans le processus décisionnel et l’orientation du projet. Client et prestataire travaillent donc ensemble pour un objectif commun, comme de vrais partenaires.

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Les inconvénients du mode régie

Ici, trois points seront portés à ton attention.

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Attention au budget

Le premier est lié aux risques de dépassement de budget. Guidé par la vision directe du produit en construction, on peut vite se laisser aller à ajouter ou à modifier des fonctionnalités, augmentant alors le temps passé et donc les coûts.

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Un client impliqué en continu

Le second porte sur l’implication nécessaire du client (ton implication donc !). Ce type de contrat suppose une supervision continue pour orienter et valider les travaux, ce qui peut mobiliser des ressources internes ou bien ton propre temps si tu ne peux pas déléguer.

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Le risque de l’objectif non atteint

Dernier point, le risque que l’objectif ne soit pas atteint à la fin. Il peut arriver qu’à la fin du temps imparti, tout ne soit pas réalisé par manque de temps. Normalement, plus on avance dans le projet, plus on se rend compte de ce qui sera réalisable ou non. Si on en arrive là, il faudra ajouter des jours.

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Le mode régie en pratique

Prenons un autre exemple pour mieux comprendre. Une entreprise souhaite développer un MVP de plateforme de livraison de cookies dans une ville. Après un atelier de cadrage, il aura été défini 5 fonctionnalités essentielles à l’application et 2 optionnelles, qui ne sont pas prioritaires.

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Le projet doit être construit sous 45 jours, design et maquettage inclus.

• Cas n°1 : au bout de 45 jours, les objectifs sont atteints, ton produit est livré et prêt à être lancé. Tu peux envisager de développer une V2 après les premiers retours utilisateurs et en profiter pour ajouter tes 2 fonctionnalités optionnelles. On repart sur une nouvelle mission.
• Cas n°2 : Au bout des 40 jours, les objectifs sont atteints. On peut utiliser les 5 jours restants pour ajouter des fonctionnalités optionnelles et livrer un produit encore plus abouti que ce qui était prévu initialement. Tu pourras ensuite envisager une V2, comme indiqué dans le cas n°1.
• Cas n°3 : Au bout des 45 jours, les objectifs ne sont pas atteints pour X raisons (par exemple une fonctionnalité qui pose plus de problèmes que prévu, une API tiers qui crée des bugs, des éléments qui ont fait prendre du retard au projet). Il faudra alors ajouter quelques jours pour atteindre l’objectif initial et donc, assumer des coûts supplémentaires. En général, un prestataire fait tout pour éviter ce cas de figure.

La communication tout au long du projet reste la clé pour bien appréhender le suivi du projet.

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Comment choisir entre forfait ou régie ?

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte.

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La définition des spécifications

Si les objectifs et les livrables sont clairement définis et peu susceptibles de changer, le forfait peut être approprié. En revanche, pour des projets dans lesquels les besoins peuvent évoluer en cours de route, la régie offrira la flexibilité nécessaire.

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Le mode de gestion

Les entreprises qui souhaitent transférer les risques liés aux dépassements de délais ou de budget préféreront le forfait. Celles qui préféreront s’impliquer et suivre le projet de près en faisant confiance aux moyens mis en œuvre, opteront pour la régie.

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Les contraintes budgétaires

Un budget fixe et plus important pour un objectif précis pousse à choisir le forfait, tandis que des contraintes plus flexibles peuvent convenir à la régie. Dans les deux cas, il peut y avoir des frais supplémentaires si un imprévu survient. Avantage du mode régie dans ce cas, c’est que ton implication et ton suivi t’auront permis de le voir venir et le prestataire pourra réagir rapidement en conséquence.

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En somme, le choix entre régie ou forfait doit être guidé par la nature de ton projet, tes contraintes budgétaires, le type de collaboration que tu souhaites et ton implication.

Chez SuperForge, nous travaillons principalement en régie que nous trouvons mieux adaptés à nos méthodes de travail et au développement NoCode. Toutefois, certains projets peuvent nécessiter une approche au forfait.

L’important est de bien communiquer dès le début pour trouver, ensemble, la meilleure solution.