Prestation au forfait ou en régie ?

Avant l’aventure d’un nouveau projet digital une multitude de questions vont venir à toi. L’une d’elles a son importance : quel type de collaboration je souhaite effectuer avec mon prestataire ?

Ceci suppose que tu souhaites te faire accompagner par un prestataire, freelance ou agence, évidemment. Dans cet article on présente deux types de collaboration à savoir le mode Forfait et le mode Régie.

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Deux types de collaboration : le Forfait et la Régie

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Le mode Forfait

La prestation en mode Forfait représente un engagement sur le résultat par le prestataire. C’est-à-dire que les deux parties, client et prestataire, s’accordent sur une version du produit à développer et le prestataire s’engage à le réaliser tel que décrit dans le cahier des charges.

Un cahier des charges est un document ou plusieurs documents décrivant l’ensemble du projet, de la partie fonctionnelle à la partie visuelle.

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Il convient donc d'être vigilant sur le “tel que décrit dans le cahier des charges”. Car les mots, et même les images, sont potentiellement sujets à la subjectivité de chacun. Et nul besoin de mauvaise foi de part et d’autre pour tout simplement ne pas comprendre la même chose.

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Exemple d’une fonctionnalité que les deux parties pensaient assez précise

Lors de l’onboarding d’un utilisateur, on demande à récolter des informations. L’une d’elles est alors représentée par un menu déroulant (dropdown) ne pouvant contenir qu’un seul élément.

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Sauf que pendant la phase de développement, on s’est rendu compte que pour que la fonctionnalité soit complète et ait du sens, il fallait que le menu déroulant permette de sélectionner un ou plusieurs éléments à la fois, comme ceci :

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A priori, il n'y a pas forcément un gros changement. Cependant l’apparence peut être trompeuse, ce changement pouvant avoir des répercussions sur un algorithme mis en place en fond, par exemple.

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Ce menu déroulant multiple n’a pas été chiffré par le prestataire et n’est pas décrit de manière précise sur le cahier des charges (parce que c’est un imprévu).

Que faire dans ce genre de situation ?

• Le client souhaite l’ajout des fonctionnalités sans supplément car indispensables pour son projet et entrant dans la cohérence globale.
• Le prestataire propose un supplément de facturation pour cette fonctionnalité non décrite au cahier des charges, donc non chiffrée.

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Qui a raison ?

S’ensuit une phase de négociation et c’est ainsi sur chaque imprévu, petit ou grand. Dans un projet digital, prévoir tout à l’avance, c’est très (très) difficile. 😉

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À savoir : un prestataire proposant une prestation au Forfait, “gonflera” donc souvent ses prix en amont pour y incorporer les risques dus aux imprévus. Plus le cahier des charges est précis et travaillé, moins le risque est grand et moins le “gonflement” devrait être élevé.

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Le mode Forfait donne potentiellement une fausse impression de sécurité au client. Le client a la garantie que le produit sera conçu comme prévu au cahier des charges. Mais à quel prix ? Si le prestataire n’arrive pas à négocier un supplément avec le client et n’ayant pas (ou peu) incorporé le risque des imprévus dans ses prix, il se retrouvera donc dans le rouge.

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2 choix s’offrent alors à lui :

• Réduire sa marge (ou bien avoir des pertes) mais toujours livrer de la qualité.
• Garder sa marge (ou réduire ses pertes) et baisser la qualité.

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Souvent, ce genre d’imprévu affecte l’humain de part et d’autre et les relations peuvent se détériorer. On peut le comprendre, ça sera plus long pour le prestataire que prévu et/ou ça coûte de l’argent supplémentaire au client !

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Du coup, la première solution pour minimiser ce souci, c’est de travailler très précisément le cahier des charges en incluant des maquettes très précises. La seconde solution, c’est l’approche en mode Régie expliqué en dessous.

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Le mode Régie

La prestation en mode Régie représente un engagement sur les moyens mis à disposition. Ces moyens humains sont répartis en jours avec un objectif à atteindre.

Une fois ces jours écoulés, si l'on souhaite continuer le développement pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires ou pour terminer une partie non finie, il faut rajouter des jours.

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Inversement, si on a terminé un peu en avance, on travaille sur les fonctionnalités que l'on a marquées "optionnelles" au départ. La marge de manœuvre se fait aussi grâce à ces fonctionnalités optionnelles.

Voici 2 méthodes pour prioriser tes fonctionnalités

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En régie, le concept est de faire des "sprints" de développement de 1 semaine (5 jours) et d'avancer au fur et à mesure du projet dans la visibilité de la finition. Cela nous permet de répondre de mieux en mieux à la question "Est-on capable de finir dans les temps ?"

Chaque semaine on a donc plus d’informations pour savoir si l’on est en retard ou en avance et pour calibrer l'ajout de jour ou bien le développement de fonctionnalités optionnelles.

Maintenant, quand on lit ça, on se dit : "Zut ! Il se peut que mon projet ne soit pas terminé au bout des 20 jours". Oui, c'est une possibilité (dont le risque diminue au fur et à mesure de l'avancement du projet). Si cela se produit, il faudra rajouter 1 ou plusieurs jours pour terminer le développement ou faire des choix pour simplifier.

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Plus de proximité entre le client et le prestataire

Un autre avantage, remarqué sur le terrain en mode Régie, est que le Client se sent beaucoup plus impliqué, surtout au niveau du calendrier à tenir. Il se rend donc plus disponible car il sait que la prestation est un nombre fini de jours. Et c’est normal, en tant que porteur de projet ou fondateur d’une boîte, on a tellement de sujets qui nous tombent dessus, qu’il faut choisir ses batailles. Le mode Régie aide à choisir la bataille du développement du produit avec le prestataire.

Avec le mode Régie, le client et le prestataire travaillent donc de concert vers un objectif. De vrais partenaires.

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Est-ce qu’un contrat spécifique va me protéger de frais supplémentaires ?

Dans les deux cas (Forfait et Régie) tu as potentiellement des frais supplémentaires si un imprévu survient. Mais l’avantage de la prestation en Régie est que le coût est mieux contrôlé. Tu vois mieux la progression de ton projet tout au long de la phase du développement et c’est globalement moins onéreux car comportant moins de risques pour le prestataire.

C’est normal d‘avoir des modifications visuelles, des ajouts de nouvelles fonctionnalités et/ou d’avoir des changements de besoins pendant la phase de développement parce que le client n’avait pas tout visualisé avant de commencer le projet.

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Alors, quelle prestation dois-je choisir ?

Dans le cadre de développement de ton projet digital en NoCode on te conseille de choisir le mode Régie (sans surprise, n'est-ce pas ?). La Régie est plus adaptée pour le digital, plus flexible (dans le délai et le budget).

Si tu hésites ou si tu as des questions supplémentaires, contacte-nous !

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