L’importance de la délégation dans le développement business

Aucune entreprise ne peut accéder à la croissance sans l’art de déléguer.

La délégation, ça consiste à confier des tâches et des responsabilités à d’autres membres de ton équipe ou à des prestataires externes.

Cela peut paraître très simple, pourtant, de nombreux dirigeants rencontrent des obstacles pour franchir le cap. Les raisons sont nombreuses, l’important reste de comprendre ces obstacles afin de pouvoir les surmonter avec succès et enfin embrasser la croissance.

Dans cet article, nous verrons ensemble pourquoi il est important de déléguer, nous explorerons les raisons qui empêchent les entrepreneurs de le faire, avant de donner des pistes pour déléguer avec efficacité.

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Pourquoi c’est important de déléguer ?

Pour commencer, il faut se rendre à l’évidence : tu ne peux pas tout faire seul. Alors peut-être qu’au début, au lancement de l’aventure c’était possible mais plus maintenant si tu souhaites faire évoluer ton entreprise.

La délégation n’est pas une faiblesse, au contraire, c’est un talent, un enseignement qui nécessite des compétences pour être bien réalisée.

Du côté des dirigeants, déléguer consiste à choisir les personnes les plus qualifiées pour répondre aux besoins d’une tâche ou d’un projet et leur donner le pouvoir de le faire.

C’est un signe fort de considération et de confiance.

Du côté des collaborateurs ou prestataires, il s’agira d’acquérir de nouvelles compétences et d’élargir leurs compétences, ce qui les préparera à davantage de responsabilités pour l’avenir.

Cela apporte du dévouement et de la valorisation.

C’est ce mélange de responsabilité et de confiance au sein de l’entreprise qui favorise la croissance.

Qu’elle soit réalisée en interne ou en externe, la délégation est un élément indispensable pour équilibrer les charges de travail et les délais.

Pourtant, de nombreux dirigeants d’entreprises rechignent à déléguer sauf si c’est nécessaire alors que la délégation apporte de nombreux bénéfices.

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Les avantages à déléguer

Pour les dirigeants, cela permet de mieux piloter son activité et de :

• Se libérer du temps.
• Se concentrer sur sa stratégie business.
• Réduire la microgestion.
• Renforcer l’engagement des collaborateurs.
• Concevoir une architecture organisationnelle lisible.

Pour les collaborateurs, de se sentir plus investis et de :

• Gagner en productivité.
• Retrouver du sens dans leurs missions.
• Voir leur temps respecté.
• Créer de nouveaux environnements de communication.
• Se sentir valorisé et gagner en autonomie.

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Quelles sont les raisons qui empêchent la délégation ?

Elles sont multiples, toutes issues de freins psychologiques. On peut toutefois en citer 6.

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La peur de l’échec

Quand on a peur d’échouer, on se raccroche à sa mission et on se donne à fond pour la mener à bien. Certains dirigeants veulent juste s’assurer que tout soit fait comme ils l’entendent parce qu’ils considèrent qu’ils sont les seuls à pouvoir y arriver. Mais c’est un piège en réalité, à vouloir tout faire tout seul, on pose des limites à sa croissance en plus de finir par s’épuiser.

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Le manque de confiance

D’autres dirigeants ont du mal à faire confiance à leurs équipes. Le problème c’est qu’à force de ne pas vouloir partager les missions et de montrer qu’on ne leur fait pas confiance, les collaborateurs peuvent finir par le croire eux-mêmes. La productivité peut alors en souffrir sans parler de la perte de sens pour ces personnes vis-à-vis de leurs métiers.

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Manque de savoir faire ou d’expérience

Déléguer est une compétence qui s’acquiert avec de bonnes pratiques. Un dirigeant qui n’a jamais délégué peut ne pas savoir comment s’y prendre pour y parvenir avec efficacité. L’idéal est de trouver le bon modèle et de rester sur l’optique de faire évoluer la pratique grâce aux retours des collaborateurs notamment pour être de plus en plus opérationnel. Pour cela, il convient d’avoir une vision sur le long terme.

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La peur du qu’en-dira-t-on

La réputation est souvent importante pour les dirigeants. Certains peuvent penser que déléguer des tâches à d’autres membres soit interprété comme un signe de paresse comme s’ils cherchaient à éviter de travailler. Mais ce n’est qu’une idée reçue, dans la réalité, équilibrer les charges de travail permet de confier des missions en fonction des compétences de chacun tout en offrant des opportunités d’apprendre et donc de se développer.

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Le manque de gloire

Qui n’aime pas être félicité pour un travail rondement mené ? Pour certains individus, recevoir des compliments et de la reconnaissance est le moteur de leur motivation. Dans une entreprise, la gloire se partage. Faire preuve d’humilité et donner du sens au travail en équipe rassemble les collaborateurs et aide à aligner les visions.

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L’amour de la mission

Parfois, le dirigeant aime juste les tâches qu’il doit effectuer et le pouvoir qui va avec. Au-delà de l’idée de tout contrôler, les entreprises ont bien commencé quelque part, là où elles n’étaient représentées que par une seule personne qui devait gérer toutes les tâches quotidiennes. Aussi, il peut être difficile de confier ces tâches à d’autres.

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Comment déléguer efficacement ?

Maintenant que tu as compris pourquoi déléguer était important, voyons comment le faire.

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Réaliser un audit des tâches

Une bonne délégation va dépendre principalement de deux facteurs :

• Le facteur temps : est-ce que cette tâche est urgente ? Rapide ? Longue ?
• Le facteur compétence : est-ce que la personne à qui je délègue a les compétences et l’envie ?

Il est conseillé de faire un audit des missions à réaliser pour aider à déterminer ce qui peut être confié ou non à un collaborateur ou prestataire.

En général, on délègue :

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Les tâches rapides

Elles peuvent être terminées rapidement sans nécessiter de compétences expertes. Ces tâches ont tendance à s’accumuler avec le temps. Exemple : organiser des réunions, réserver des événements.

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Les tâches quotidiennes

Elles sont simples et se répètent inlassablement. Encore mieux que de les déléguer, on les automatise si possible (ou on délègue l’automatisation). Exemple : télécharger des données, entrer des informations dans votre CRM.

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Les tâches à moyen ou long terme

Elles prennent beaucoup de temps et peuvent être segmentées en plusieurs missions pour être confiées à plusieurs collaborateurs. Exemple: la prochaine campagne de communication, le prochain gros projet de la boîte.

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Les tâches d’apprentissage

Elles permettent un enseignement à un collaborateur pour l’aider à monter en compétences et aussi pour ne pas se retrouver le seul capable de la réaliser. Exemple : Réaliser un reporting spécifique pour les investisseurs, gérer les projets clients.

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Les tâches hors expertise

Pour lesquelles on n’a pas les compétences afin de les réaliser soi-même.

Exemple : développer l’ERP de ses rêves, ou concevoir son site internet.

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Les tâches urgentes

Celles dont il faut s’occuper sur un délai très court et pour lesquelles on n’a pas le temps.

Exemple : Gestion administrative, problème client.

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Les 6 étapes pour bien déléguer

1- Apprendre à lâcher prise.

Quand on décide de déléguer, on le fait vraiment. Si au début la confiance n’est pas présente car on manque de certitude vis-à-vis des compétences du tiers on peut y aller petit à petit.

Commencer par des petites missions avec des responsabilités mineures puis augmenter progressivement l’importance peut aider à prendre confiance et à lâcher prise.

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2- Etablir un système de hiérarchie des tâches

Il est conseillé de créer une matrice des catégories basées sur la quantité de compétences requises pour un travail et de l’urgence de la tâche pour mettre à plat tout le processus de délégation. Le système de matrice Eisenhower peut-être un bon début même s’il doit être adapté à chaque secteur, chaque expérience et type de tâches.

Ainsi, on peut se rendre compte de ce qu’il est intéressant de déléguer et de ce qui doit rester dans les mains du dirigeant.

3- Approfondir la connaissance de ses délégataires

Connaître les points forts et les points faibles des personnes à qui l’on délègue une tâche est essentiel. Chaque individu est doté de forces et de limites mais aussi d’un potentiel qu’il est intéressant de connaître.

Cela permet de confier une mission à la personne aux compétences les plus pertinentes plutôt qu’à celle qui est juste la moins chargée. La délégation doit se faire avec cohérence, si tu charges plusieurs personnes pour la même mission au fil du temps, c’est moins efficace que si tu avais chargé une seule et même personne pour réaliser cette tâche parce qu’elle serait montée en compétence.

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4- Inclure des instructions

Une tâche qui peut te sembler évidente ne l’est pas forcément, encore plus dans le cadre où tu souhaites enseigner de nouvelles compétences à ton collaborateur. N’oublie pas d’inclure toutes les instructions spécifiques sur la façon dont tu veux que le travail soit effectué. Assure toi aussi que les chargés à la tâche soient au courant des délais et étapes à respecter.

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5- Enseigner de nouvelles compétences

Tu peux tout à fait déléguer une tâche qui figure dans ta liste même si ton collaborateur n’a pas les compétences pour l’accomplir. On entre alors dans un processus d’enseignement dans le cadre de la délégation. Et oui, la plupart des compétences peuvent être acquises. Il faut le voir comme un investissement sur le long terme. Le temps investit maintenant dans l’apprentissage de cette personne t’en fera gagner bien plus quand elle sera autonome sur cette mission. En plus, c’est gratifiant pour elle.

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6- Vérifier malgré la confiance

Comme on dit souvent, la confiance n’exclut pas le contrôle. Même si tu laisses la tâche entre les mains de ton collaborateur, n’hésites pas à vérifier en cours de route que tout se déroule comme prévu. Si le délégataire rencontre des difficultés, il peut se sentir épaulé en te sachant présent au besoin. Dans tous les cas, on évite la microgestion qui provoquerait l’effet inverse.

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En conclusion, on peut dire que la délégation est bien plus qu’une simple répartition des tâches : il s’agit d’un levier puissant pour la croissance de ton entreprise.

Surmonter les obstacles psychologiques et mettre en pratique des stratégies efficaces de délégation te permettront de libérer du temps, renforcer l’engagement de tes partenaires et équipes. Construis les fondations solides d’une entreprise prospère et dynamique en déléguant avec cohérence et ouvre la voie vers de nouveaux horizons.

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